POLÍTICA ACERCA DEL USO Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL, PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN EXISTENTE EN LAS BASES DE DATOS DE INNOE. SAS

Responsable: Innoe SAS, NIT. 91054967-7 , Bosque Transv. 54 # 25 – 45. Edificio Centro de Negocios Prados del Bosque, Cartagena de Indias, Colombia comunicaciones.innoe@innoe.co

CLÁUSULA PRIMERA. El presente documento describe la política acerca del uso y tratamiento de la información personal, privacidad y confidencialidad de la información contenida en las bases de datos de la organización INNOE SAS. Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la legislación internacional aplicable sobre protección de datos, asume el firme compromiso de velar por la debida protección de los derechos de los titulares de información ( de ahora en adelante USUARIOS), así como el de salvaguardar la información personal suministrada por estos. Para lograrlo, ha establecido una POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE INNOE.
La presente Política de tratamiento de datos será aplicable al tratamiento de datos que INNOE recolecte a través de diferentes medios tales como el sitio web, su sitio de Facebook, Email, WhatsApp, o por cualquier otro mecanismo online o presencial. Mediante esta política se establecen los derechos y responsabilidades de los titulares de la información, así como los deberes y compromisos de INNOE en la utilización de dicha información.
Para tales efectos se define como “información o datos personales” los datos suministrados por los USUARIOS relacionados con nombres y apellidos, identificación , direcciones, correo electrónico, teléfonos, y demás datos que generalmente se utilizan para identificar a las personas. Los términos y condiciones señalados en la presente aplicarán para los datos suministrados físicamente, así como a través del sitio web.

CLÁUSULA SEGUNDA. Por la naturaleza propia de las actividades de INNOE SAS como empresa de Servicios en gamificacion, juegos serios e innovación, en desarrollo de capacitaciones y espacios de educación no formal y en eventos corporativos, INNOE, podrá recolectar, usar y tratar datos personales de los miembros clientes y/o participantes de sus actividades, facilitadores en formación, facilitadores certificados, conferencistas, colaboradores de tiempo completo, asistentes graduados o voluntarios y todos los egresados, en adelante, USUARIOS. Además el tratamiento de los datos personales de los USUARIOS, . La finalidad para la recolectar, usar y tratar datos personales a que se refiere esta política es la gestión, administración y ofrecimiento de servicios diferenciales de alto valor agregado de INNOE, llevar estadísticas para realizar análisis cualitativos y cuantitativos que permitan optimizar la gestión y mejora de las actividades, entre otros. Asimismo, podrá utilizarse la información a USUARIOS que permitan contribuir al bienestar técnico, administrativo, financiero o de formación relacionados con su objeto. Y a su vez proporcionar al USUARIO información a actividades relacionadas con INNOE como talleres, seminarios, conferencias, proveedores nacionales e internacionales, visitantes permanentes o flotantes de INNOE en igualdad de términos consagrados en este documento de Política de Datos, para el envío de boletines y otras informaciones de interes, como artículos de innovación, etc,

CLÁUSULA TERCERA. El uso, recolección, tratamiento y finalidad del mismo de datos personales en las bases de datos de INNOE se sujetarán a las siguientes políticas. 1)INNOE, como organización responsable y encargada de la recolección, uso y tratamiento de los datos, es la única que tiene la facultad para autorizar a terceros para el uso o disposición de la misma. 2) Las bases de datos, físicas, electrónicas o contenidas en los dispositivos móviles, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho de Autor, y como tal, INNOE es la organización titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección de datos personales y Habeas Data. 4). Al facilitar datos de carácter personal, USUARIOS acepta plenamente el envío de información promocional o comercial de diversas actividades relacionadas con la naturaleza de INNOE tales como noticias, entrenamientos, eventos, boletines, certificaciones y en general servicios relacionados con INNOE. 5) INNOE no divulga, ni vende o alquila a terceros la información personal suministrada por los usuarios de su sitio web. Dicha información será mantenida con las debidas condiciones de seguridad y confidencialidad establecidas exclusivamente para cumplir con los propósitos y fines para los cuales fue suministrada. No obstante, es posible que INNOE tenga que compartir dicha información con otras instituciones o personas con las cuales tiene algún tipo de relación, o que por disposición legal esté obligado a ello, como en los siguientes casos (artículo 13 de la Ley 1581 de 2012):
• El de sus empleados, contratistas o afiliados, a fin de apoyar las operaciones y actividades tendientes a desarrollar su objeto social.
• El de otras entidades que conforman a INNOE, como Tesorería, Contabilidad o miembros de los Equipos.
Es probable que, como consecuencia de un proceso de organización institucional, INNOE permita que la información personal suministrada por los USUARIOS para que la misma pueda ser consultada o usada para casos específicos por otros miembros de INNOE, como por ejemplo por los equipos. En estos casos, debe entenderse que si INNOE así lo permite, lo hace única y exclusivamente para efectos de los programas y proyectos que lleva a cabo, pero siempre ligados a INNOE y a sus actividades y nunca por fuera de los motivos y finalidades por la cuales se recaudó la información. Por consiguiente, los terceros que accedan a esta información no podrán en ningún caso utilizarla para contactar a los Usuarios o a otros miembros de INNOE con propósitos comerciales, profesionales, de servicios o de cualquier otra índole.
En caso de que la información personal solicitada sea susceptible de ser transferida a terceros para los fines arriba mencionados, dicha transferencia se hará con base en la autorización dada por los USUARIOS de manera previa, expresa y escrita mediante la cual se autorizará la transferencia de la información personal suministrada.
6) Los USUARIOS, autorizan la recolección de datos de carácter personal a INNOE, mediante la implementación de formularios de recolección de datos, físicos o electrónicos, o su envío a través de cualquier otro medio, declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.
7) Los. USUARIOS reconoce que el ingreso de información personal es totalmente voluntario y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por INNOE, puedan recogerse datos personales, los cuales no se ceden a terceros sin su consentimiento formal, salvo que se trate, conforme a la ley, de información solicitada por una organización de carácter público o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden de un juez(El de los despachos judiciales o las autoridades administrativas cuando así lo requieran, al tenor del inciso final del Artículo 15 de la Constitución Nacional de Colombia. ); datos de naturaleza pública contenidos en internet; en casos de urgencia médica; para fines históricos, estadísticos o científicos que permitan expandir el conocimiento actual; cuando el operador de la base de datos tenga la misma finalidad o esté comprendida dentro de esta, permitiendo el cabal cumplimiento de los objetivos de INNOE haciendo uso de servicios ofrecidos por terceros que apoyen la operación.

CLÁUSULA CUARTA. Las bases de datos tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación de INNOE, de acuerdo con su naturaleza, su misión de transformación, e innovación y de conectar emociones, así como las actividades propias de la operación administrativa general.

CLÁUSULA QUINTA. Los USUARIOS son los únicos responsables de que la información suministrada a INNOE esté actualizada, sea exacta y veraz, al tiempo que reconocen su responsabilidad en mantenerla actualizada. En todo caso, USUARIOS son los únicos responsables de cualquier información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar a INNOE, a ellos mismos o a terceros por el uso de tal información.

CLÁUSULA SEXTA. INNOE se sujeta a la ordenanza de la Ley colombiana, así como a los reglamentos y políticas internas, por lo cual tratará con extrema diligencia la información personal y dará el mejor uso posible a la información recaudada por medios físicos o electrónicos que integrarán sus bases datos o cualquier clase de repositorio digital.

CLÁUSULA SEXTIMA. USUARIOS podrá acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada a INNOE y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data). Para ello se tendrán en cuenta los siguientes acuerdos pactados en esta Política: 1) El área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos, es la Gerencia General o Dirección Ejecutiva de INNOE. 2) El ejercicio de estos derechos podrá efectuarse mediante el siguiente formulario en la dirección electrónica http://web.innoe.co/contacto/pqyr/, de manera física o presentación personal en Bosque Transv. 54 # 25 – 45. Edificio Centro de Negocios Prados del Bosque . 3) En caso de que la persona haya compartido un correo electrónico, la respuesta a la solicitud se enviará a dicha dirección. 4) La respuesta a toda solicitud relacionada con acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada a INNOE o el ejercicio de cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data) se dará en un término no superior a quince (15) días hábiles. Si la persona no está de acuerdo con la información que reposa en las bases de datos de INNOE debe acreditar con las pruebas que tenga en su haber la información que solicita se debe modificar. 5) Alineados con los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias, INNOE se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y lugar su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

CLÁUSULA OCTAVA. Las bases de datos estarán almacenadas en el centro de datos de INNOE o en la modalidad de servicios de computación en la nube que prestan terceros expertos dedicados profesionalmente a tal actividad tales como GOOGLE DRIVE, ONEDRIVE, DROPBOX o similares. INNOE ha dispuesto recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos. INNOE es la responsable de planear, implementar y mantener la seguridad y continuidad de los activos de información de los productos TIC que soportan los procesos administrativos y de formación. Para cumplir con esta misión, la organización cuenta con los mecanismos de software necesarios que limiten el acceso de intrusos o de hurto de las bases de datos o su deterioro. Además, se tienen implementados mecanismos de seguridad para el acceso a las bases de datos, el cual es restringido y está definido de acuerdo con políticas institucionales, y es monitoreado y revisado periódicamente. En ese sentido, INNOE ha implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada; no obstante, USUARIOS reconoce que la administración de las bases de datos implica un nivel de riesgo, el cual asume y acepta y, por consiguiente, INNOE no ofrece ninguna garantía ni asume ninguna obligación o responsabilidad por pérdida o sustracción de información de su sistema informático por ataque de terceros o sustracción intencional física o digital. En el caso de los servicios contratados en la nube, INNOE realizará sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho servicio proporcione una debida protección de los datos y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos de la INNOE, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se compromete a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros. Esta obligación cobija todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

CLÁUSULA NOVENA. Esta política rige a partir de Octubre de 2019 y se mantendrá en el tiempo hasta su modificación o según lo descrito en la cláusula tercera o séptima de este documento.